Jouw bedrijf heeft een mooie set algemene voorwaarden. Als een klant niet betaalt voor jouw product of dienst, kun jij je met een gerust hart achter deze voorwaarden verschuilen. Of toch niet?
Wanneer kun je een beroep doen op de algemene voorwaarden van jouw onderneming?
Het is maar de vraag of je namens jouw onderneming een beroep kunt doen op deze mooie set. Hier komt méér bij kijken dan enkel het hebben van algemene voorwaarden. De onderstaande stappen zullen correct moeten worden gevolgd om een succesvol beroep te kunnen doen op je algemene voorwaarden.
- De algemene voorwaarden moeten van toepassing worden verklaard. De wet gaat uit van snelle toepasselijkheid. De volgende passage opnemen in een brief of offerte is al voldoende: ‘’Op al onze overeenkomsten zijn de Algemene voorwaarden van X van toepassing’’.
- Dan ben je er nog niet. De wederpartij (jouw klant, leverancier, etc.) moet de gelding van de algemene voorwaarden aanvaarden. Dit kan hij uitdrukkelijk of stilzwijgend doen. De drempel is laag: denk aan het accepteren van de uitgebrachte offerte. De inhoud van de voorwaarden hoeft de wederpartij niet te kennen.
- Maar deze snelle en gemakkelijke toepasselijkheid zorgt voor een onbalans. Daarom staat er in de wet een terhandstellingsplicht. Dit is een informatieplicht. Je moet de wederpartij ‘’de redelijke mogelijkheid geven van de algemene voorwaarden kennis te nemen’’. Hoe dan? Dat is afhankelijk van het type overeenkomst, de wijze van totstandkoming van de overeenkomst en de hoedanigheid van partijen.
Ik kan mij voorstellen dat dit juist meer vragen oproept. Om je een beter beeld te geven, zet ik de algemene uitgangspunten onder elkaar.
De hoofdregel is dat je de algemene voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst fysiek (dus op papier) moet overhandigen. Dat kan ook per post.
Dat kan worden volstaan met een verwijzing naar de deponering van de voorwaarden bij de Kamer van Koophandel of de griffie van de rechtbank met de vermelding deze op eerste verzoek te zullen toezenden, is dus een misverstand!
Uiteraard zijn er uitzonderingen op deze regel:
- In sommige gevallen is het redelijkerwijs niet mogelijk om de voorwaarden fysiek te overhandigen. Denk aan de NS (je koop een treinkaartje, maar de voorwaarden zitten er niet bij) of aan een heel boekwerk aan voorwaarden. Alleen in die gevallen mag je de voorwaarden ter inzage leggen en daarbij vermelden dat je deze op eerste verzoek zult toezenden.
- Tegenwoordig worden veel overeenkomsten langs de digitale weg gesloten. Denk aan een webshop. In dat geval is het voldoende om de algemene voorwaarden elektronisch beschikbaar te stellen. Dat kan op de website. Maar de voorwaarden moeten makkelijk vindbaar zijn en de klant moet ze kunnen opslaan.
- Elektronisch beschikbaar stellen van de algemene voorwaarden mag ook als een overeenkomst niet via de digitale weg is gesloten. Let op: dat geldt alleen in het geval de wederpartij jou daarvoor uitdrukkelijk toestemming verleent.
- Voor dienstverrichters (die vallen onder de Dienstenrichtlijn) geldt een soepel regime. Zij voldoen bijvoorbeeld al aan hun informatieplicht met een verwijzing naar hun website waar de voorwaarden op staan. In dat geval kun je het beste verwijzen naar de deeplink.
- Tot slot is er een uitzondering voor professionele partijen die vaker met elkaar zaken doen. Als de voorwaarden bij de eerste overeenkomst correct ter hand zijn gesteld, is dit niet meer nodig bij de volgende overeenkomsten. Een verwijzing volstaat dan.
Je hebt deze stappen netjes gevolgd. Dan nóg kunnen bepaalde aspecten roet in het eten gooien. Zo kunnen algemene voorwaarden in bepaalde gevallen worden vernietigd. Dan gelden ze toch niet (meer)! Ook kunnen er internationale aspecten spelen waardoor het maar de vraag is wiens algemene voorwaarden van toepassing zijn.
Wil je weten of jouw onderneming veilig is? Een eerste stap kan worden gezet door het volgen van onze training ”Contracteren kun je leren”. Deze training wordt toegespitst op jouw onderneming. Jouw hele team zal zich na afloop meer bewust zijn van alle facetten die spelen rondom contracteren.
Is jouw interesse gewekt of heb je vragen? Bel of mail ons gerust en vraag naar een van onze advocaten contractenrecht: Ingrid van Rooij of Julie de Ree.
